國家國防科技工業(yè)局　國家檔案局關于印發(fā)《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法》的通知

科工計[2015]931號

教育部、中國科學院，各省、自治區(qū)、直轄市國防科技工業(yè)管理部門、深圳市國防科技工業(yè)辦公室，各軍工集團公司，中國工程物理研究院，有關民口中央企業(yè)集團公司(研究院)，工業(yè)和信息化部所屬高校：

　　為加強國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，特制定《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

　　國家國防科技工業(yè)局

　　國家檔案局

　　2015年10月12日

國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案工作管理辦法

第一章　總則

　　第一條　為加強國防科技工業(yè)固定資產投資項目(以下簡稱項目)檔案工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和《國防科技工業(yè)固定資產投資項目管理規(guī)定》，制定本辦法。

　　第二條　本辦法適用于國家國防科技工業(yè)局負責審批或審查后報國務院審批、全部或部分使用中央財政資金的固定資產投資項目的檔案管理工作(以下簡稱項目檔案工作)。

　　第三條　項目檔案是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件。項目檔案管理是項目管理的重要組成部分。

第二章　職責分工

　　第四條　國家國防科技工業(yè)局項目檔案工作接受國家檔案局監(jiān)督指導，其主要職責包括：

　　(一)根據(jù)國家有關方針政策和發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一領導項目檔案工作，制定相關規(guī)章制度;

　　(二)歸口管理項目檔案驗收，會同國家檔案局對項目檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查;

　　(三)負責組織項目檔案信息報送工作，接收和管理項目檔案目錄信息;

　　(四)組織開展項目檔案管理宣貫培訓、交流，建立檔案專家?guī)臁?/p>

　　第五條　國家有關部門(單位)、各軍工集團公司、中國工程物理研究院、有關民口中央企業(yè)集團公司和地方國防科技工業(yè)管理部門(以下稱主管單位)分別負責所屬單位和地方單位項目檔案工作的統(tǒng)一管理，主要職責包括：

　　(一)根據(jù)國家有關政策法規(guī)要求，編制項目檔案工作規(guī)劃與計劃，制定項目檔案管理、驗收等相關制度和標準規(guī)范;

　　(二)建立健全項目檔案工作組織體系，設置相應的檔案工作機構，明確項目檔案工作的分管領導，配備項目檔案工作專職人員;

　　(三)對項目檔案工作進行監(jiān)督檢查，受委托組織開展項目檔案驗收工作;

　　(四)組織開展項目檔案管理培訓、業(yè)務指導、交流與項目檔案信息報送等工作。

　　第六條　承擔項目建設任務的科研院所、高校、國有獨資和國有控股企業(yè)、非公企業(yè)(外資企業(yè)除外)等(以下稱建設單位)是項目檔案工作的責任主體，主要職責包括：

　　(一)根據(jù)國家有關政策法規(guī)要求，建立健全本單位項目檔案工作制度和標準規(guī)范;

　　(二)建立項目檔案工作領導責任制，相關部門、人員崗位責任制和考核機制，建立以檔案工作管理部門為核心的項目檔案工作網絡;

　　(三)按照國家檔案工作“三納入冶、“四參加冶、“四同步冶等要求，將項目檔案管理納入項目管理程序，與項目建設工作同步開展，并明確具體項目檔案工作管理職責、控制措施、歸檔計劃、歸檔范圍等方面的工作要求;

　　(四)對項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，并組織有關專業(yè)人員和檔案人員對項目檔案進行自查;

　　(五)對項目管理人員和檔案管理人員進行項目檔案管理業(yè)務培訓，以滿足項目檔案工作需要。

第三章　項目文件歸檔與管理

　　第七條　建設單位及承擔項目勘察、設計、施工、監(jiān)理、設備供應等任務的單位(以下稱參建單位)在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段工作中，均應按要求將相應形成的文件材料及時歸檔。

　　第八條　建設單位按照國家建設項目文件材料歸檔及檔案管理相關規(guī)范要求，制定項目文件材料歸檔范圍和保管期限。

　　第九條　建設單位檔案工作管理部門應參加設備開箱驗收、交(竣)工驗收等工作;其他有關部門按照檔案工作管理部門要求，開展項目文件材料收集、整理和歸檔工作，做到“誰形成、誰歸檔冶，并接受檔案工作管理部門的監(jiān)督、指導和檢查。

　　第十條　建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同(協(xié)議)時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件材料形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數(shù)、歸檔時間及違約責任。

　　第十一條　建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件材料歸檔情況，對于未按合同(協(xié)議)要求提供項目檔案(文件材料)的，暫?；虿挥柚Ц丁?/p>

　　第十二條　參建單位和建設單位相關部門按照有關標準規(guī)范，將項目形成的全部文件材料進行分類、組卷、整理和編目，并編制歸檔說明。

　　第十三條　項目文件材料歸檔要求如下：

　　(一)歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)、有效;

　　(二)歸檔的文件材料應為原件;

　　(三)歸檔的文件材料字跡線條耐久、清晰、載體質量優(yōu)良，簽章完備，符號、代號、計量單位符合標準化要求，竣工圖更改到位，標識清楚;

　　(四)建設單位應對項目建設的重要階段和關鍵環(huán)節(jié)(重要部位、重要工藝、重要工序、重大事件、重要活動等)，重要結構或關鍵部位的隱蔽工程形成照片、錄音、錄像等圖像及音視頻電子文件，并按國家有關規(guī)范要求進行整理和歸檔。

　　(五)文件材料移交歸檔時應填寫移交清單，履行清點、簽字等交接手續(xù)。

　　第十四條　建設單位根據(jù)國家或行業(yè)檔案分類編號的規(guī)定，編制本單位項目檔案分類編號方案。分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，便于保管和利用。

　　第十五條　建設單位根據(jù)國家或行業(yè)電子文件管理的有關法律法規(guī)和標準規(guī)范，按照“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密冶的原則，加強對項目所形成電子文件的收集、管理和歸檔工作。

　　第十六條　建設單位應按照檔案信息化建設要求采用檔案管理信息系統(tǒng)，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫。

　　第十七條　建設單位應按照紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范對項目紙質文件材料進行數(shù)字化轉換，范圍包括但不限于以下內容：項目立項審批文件、地質勘測文件、質量評定(驗收)文件、竣工驗收文件、竣工圖等。

　　第十八條　建設單位加強對項目檔案的開發(fā)利用，組織做好項目建設大事記、項目專題文件材料匯編、工程介紹、工程圖集等多種形式的檔案編研工作。

　　第十九條　項目檔案庫房面積應滿足項目檔案管理的要求，保管條件應符合檔案保護技術要求。

　　第二十條　涉及國家秘密的文件材料，按照有關要求確定密級、保密期限并嚴格控制其知悉范圍;涉密項目檔案的保管和利用應符合國家有關保密管理要求，超過保密期限的涉密項目檔案不得直接公開，由原定密單位按照有關規(guī)定進行解密審核，并決定是否公開。

　　第二十一條　停建、緩建項目的檔案由建設單位保存;資產與產權變動單位的項目檔案處置，依據(jù)國家相關要求執(zhí)行。

第四章　項目檔案驗收

　　第二十二條　項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的，不得進行現(xiàn)場竣工驗收。

　　第二十三條　項目檔案驗收應具備下列條件：

　　(一)除尾工工程外，完成了批復的建設內容;

　　(二)完成了項目環(huán)保、消防、安全設施、職業(yè)衛(wèi)生等單項驗收工作;

　　(三)完成了項目竣工財務決算審計工作;

　　(四)完成了項目建設全部文件材料的歸檔工作。

　　第二十四條　建設單位在提出項目檔案驗收申請前，應完成對項目檔案的自查，形成自查報告，并在項目檔案驗收1個月前向項目檔案驗收組織單位報送驗收申請，其內容主要包括：項目概況、項目檔案工作情況、項目檔案自查中存在的主要問題及整改情況、項目檔案目錄等。

　　第二十五條　建設單位在項目檔案驗收時應向驗收組提供下列材料：

　　(一)項目檔案驗收匯報材料。主要內容包括：項目建設依據(jù)性文件，建設內容、建設時間、建設地點，項目批復投資情況，項目建設完成情況，招投標執(zhí)行情況，環(huán)保、消防、安全設施和職業(yè)衛(wèi)生等驗收情況，項目審計完成情況，項目檔案工作情況，監(jiān)理單位對歸檔文件材料的審核報告等;

　　(二)項目招投標、合同、單項工程劃分、設備、主要參建單位等清單;

　　(三)項目檔案管理規(guī)章制度與標準規(guī)范，檔案分類方案，項目檔案移交清單，參建單位歸檔說明，項目檔案管理、指導、檢查等方面材料;(四)全部案卷及目錄。

　　第二十六條總投資超過1億元的項目應組織檔案預驗收。復雜和建設周期超過5年的項目，可采取分階段、分專業(yè)的方式組織項目檔案驗收。

第五章　獎懲

　　第二十七條主管單位及建設單位對在項目檔案工作和檔案驗收中成績突出的集體或個人視情況予以獎勵和表彰。

　　第二十八條主管單位及建設單位對在項目檔案工作中違反規(guī)定造成重大損失的集體或個人，視情節(jié)輕重予以通報批評、處分或依法追究責任。

第六章　附則

　　第二十九條　本辦法由國家國防科技工業(yè)局負責解釋。

　　第三十條　使用其他渠道資金的國防科技工業(yè)固定資產投資項目的檔案工作，參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十一條　本辦法自印發(fā)之日起施行。原《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案管理規(guī)定》(科工辦[2007]744號)同時廢止。